Makaleler

MART AYI SONUNA KADAR YAPILACAK GENEL KURUL TOPLANTILARINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

14.1.2013 / Bülent Çakar

Yayımlanma Tarihi  :  14.01.2013     MART AYI SONUNA KADAR YAPILACAK GENEL KURUL TOPLANTILARINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR   Bülent ÇAKAR info@vergimuhasebedenetim.com   28 Kasım 2012 Tarihli Resmi Gazetede Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından yayımlanan Yönetmelikte anonim şirketlerin genel kurul toplantılarına ilişkin 6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanununa paralel düzenlemeler yapılmıştır. Bilindiği üzere bu yılın Mart ayı sonuna kadar anonim ve limited şirketlerde genel kurul toplantılarının yapılması gerekmektedir. Anonim şirket genel kurul toplantıları için Yönetmelikte yapılan bazı önemli düzenlemeler şunlardır: Esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketler Esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketlerde bu amaçla yapılacak genel kurul toplantılarının ancak bu izin alındıktan sonra yapılacaktır. Yönetim kurulu genel kurulu toplantıya çağıramıyorsa Eğer şirkette yönetim kurulu herhangi bir nedenle mevcut değilse veya devamlı olarak toplanamıyorsa yahut toplantı nisabının oluşmasına imkan bulunmuyorsa, TTK’nun 410 uncu maddesinin ikinci fıkrasına göre, mahkemeden izin alan pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilir. Azlık pay sahiplerinin genel kurulun toplantıya çağrılmasını ve gündeme madde konulmasını talep etme hakkı Şirket sermayesinin en az onda birini, halka açık şirketlerde ise yirmide birini oluşturan veya esas sözleşmede öngörülmesi halinde daha az sayıdaki pay sahiplerince oluşturulan azlık pay sahipleri, yönetim kurulundan, gerektirici sebepleri ve gündemi belirterek, genel kurulun toplantıya çağrılmasını veya genel kurul zaten toplanacak ise, karara bağlanmasını istedikleri hususların gündeme konulmasını yazılı olarak noter aracılığıyla isteyebilirler. Azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin yönetim kuruluna yaptıkları başvurunun kabul edilmesine rağmen kırkbeş gün içerisinde toplantı çağrısının yönetim kurulu tarafından yapılmaması halinde azlık pay sahipleri, genel kurulu toplantıya çağırabilir. Azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin talebinin yönetim kurulu tarafından reddedilmesi veya yedi iş günü içerisinde olumlu cevap verilmemesi üzerine TTK’nun 412 nci maddesi gereğince mahkemece atanmış kayyım tarafından genel kurul toplantıya çağrılabilir. Çağrılı toplantılar Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede belirtilen şekilde, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler internet sitelerinde ve her halde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan ile çağrılır. Çağrı, toplantıya elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerde elektronik genel kurul sisteminde de yapılır. Ayrıca, pay defterinde yazılı pay sahipleri ile önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adresini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. Genel kurulun toplantıya çağrısı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. Çağrısı yapılan ilk toplantıda nisabın temin edilememesi halinde, genel kurul aynı usulle yeniden toplantıya çağrılır. Çağrısız toplantı Bütün pay sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrı usulüne uyulmaksızın genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. Toplantıda bulunma zorunluluğu Genel kurul toplantılarında murahhas üyeler ile en az bir yönetim kurulu üyesinin hazır bulunması şarttır. Diğer yönetim kurulu üyeleri de genel kurul toplantısına katılabilirler. Denetime tabi olan şirketlerin genel kurul toplantılarında denetçi de hazır bulunur. Pay sahiplerinin vekillerinin toplantıya katılması Halka açık olmayan şirketlerde gerek nama gerek hamiline yazılı pay senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla toplantıda temsil edilebilmeleri için vekâletnamenin Yönetmeliğin ekindeki örneğe uygun olarak noter onaylı şekilde düzenlenmesi veya noter onaylı olmayan vekaletnamelerde noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesi gerekir. Oy hakkı ve kısıtlamaları Her pay sahibinin oy hakkının doğabilmesi için, esas sözleşmede daha yüksek bir miktarın ödenmesi öngörülmüşse bunun, öngörülmemişse pay tutarının dörtte birine karşılık gelen miktarın ödenmesi şarttır. Toplantı ve karar nisapları Esas sözleşmede daha ağır bir nisap öngörülmemişse, aşağıda gösterilen konular dışındaki yapılacak genel kurullarda şirket sermayesinin en az dörtte birini temsil eden pay sahiplerinin veya temsilcilerinin hazır bulunmaları şarttır. Bu nisabın toplantı süresince korunması zorunludur. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde, yapılacak ikinci toplantıda hazır bulunan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin temsil ettikleri sermayenin miktarı ne olursa olsun müzakere yapmaya ve karar vermeye yetkilidir. Kararlar toplantıda hazır bulunanların oylarının çoğunluğu ile alınır.  

	GENEL KURUL KARARLARI	TOPLANTI NİSABI	KARAR NİSABI	İKİNCİ TOPLANTIDA NİSAP
1	Şirket merkezinin yurt dışına taşınması	Tam	Oy birliği	Aynı
2	Bilanço zararlarının kapatılması için yükümlülük ve ikincil yükümlülük kabulü	Tam	Oy birliği	Aynı
3	Şirketin işletme konusunun tamamen değiştirilmesi	% 75	%75	Aynı
4	Tür değişikliği	2/3	2/3	Aynı
5	Şirketin limited şirkete dönüştürülmesinde, ek ödeme veya kişisel edim yükümlülüğünün doğması halinde, şirketin kooperatife dönüştürülmesinde	Tam	Tam	Aynı
6	Bölünme (bölünme sonucunda, devreden şirketteki mevcut pay oranının değişmesi halinde devreden şirketin bölünme kararı, oy hakkını haiz pay sahiplerinin en az yüzde doksanıyla alınır)	%51	%51	Aynı
7	Birleşme (birleşme sözleşmesinde bir ayrılma akçesi öngörülüyorsa, birleşme sözleşmesinin oy hakkını haiz pay sahiplerinin en az yüzde doksanının olumlu oyuyla onaylanması şarttır. Birleşme nedeniyle şirketin işletme konusunun tamamen değişmesi halinde, bu tablonun üçüncü satırında öngörülen nisapla; işletme konusunda kısmi değişiklik öngörülmesi halinde ise %50 nisapla toplanıp katılanaların çoğunluğu ile karar alınır)	%51	%51	Aynı
8	Şirket sermayesinin azaltılması	%75	%75	Aynı
9	İmtiyazlı pay oluşturulması, nama yazılı payların devrinin sınırlandırılması	%75	%75	Aynı
10	Pay senetleri menkul kıymet borsalarında işlem gören şirketlerde, sermayenin artırılması ve kayıtlı sermaye tavanının yükseltilmesine ilişkin esas sözleşme değişiklikleri ile birleşmeye, bölünmeye ve tür değiştirmeye ilişkin kararlar	%25	Toplantıda hazır bulunanların oylarının çoğunluğu ile alınır.	Toplantı nisabı aranmaz. Kararlar hazır bulunanların oy çokluğu ile alınır.
11	Şirketin tasfiyesi kararı	%75	%75	Aynı
12	Her çeşidi ile tahviller, finansman bonoları, varlığa dayalı senetler, iskonto esası üzerine düzenlenenler de dâhil diğer borçlanma senetleri, alma ve değiştirme hakkını haiz senetler ile her çeşit menkul kıymetlerin ihracı veya bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi ile ilgili genel kurul kararları	%75	%75	Aynı
13	Önemli miktarda şirket aktiflerinin toptan satışı kararı	%75	%75	Aynı

  Şirket süresinin dolmasıyla veya genel kurul kararıyla tasfiyeye girmiş şirketlerde, tasfiyeden dönülmesi kararı, şirket sermayesinin en az yüzde altmışını oluşturan pay sahiplerinin olumlu oylarıyla alınır. Bu kararın alınabilmesi için şirket malvarlığının dağıtımına başlanmamış olmalıdır. Bu hususlar dışındaki esas sözleşme değişikliklerinin görüşüleceği genel kurul toplantılarında, şirket sermayesinin yarısını temsil eden pay sahiplerinin hazır bulunmaları şarttır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde, en geç bir ay içinde yapılacak ikinci toplantıda şirket sermayesinin en az üçte birini oluşturan pay sahiplerinin hazır bulunmaları yeterlidir. Kararlar toplantıda hazır bulunanların oylarının çoğunluğu ile alınır. Bu konuda esas sözleşmede daha ağır nisaplar öngörülebilir. Şirketin işletme konusunun tamamen değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği için de esas sözleşmede daha ağır nisaplar öngörülebilir. Toplantı gündemine konu ekleme Aşağıda belirtilen istisnalar dışında, toplantı gündeminde yer almayan konular görüşülemez ve karara bağlanamaz: a) Pay sahiplerinin tamamının hazır bulunması halinde, gündeme oybirliği ile konu ilave edilebilir. b) Kanunun 438 inci maddesi uyarınca, herhangi bir pay sahibinin özel denetim talebi, gündemde yer alıp almadığına bakılmaksızın genel kurulca karara bağlanır. c) Yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmaları ve yenilerinin seçimi hususları, yıl sonu finansal tabloların müzakeresi maddesiyle ilgili sayılır ve gündemde konuya ilişkin madde bulunup bulunmadığına bakılmaksızın istem halinde doğrudan görüşülerek karar verilir. ç) Gündemde madde bulunmasa bile, yolsuzluk, yetersizlik, bağlılık yükümünün ihlali, birçok şirkette üyelik sebebiyle görevin ifasında güçlük, geçimsizlik, nüfuzun kötüye kullanılması gibi haklı sebeplerin varlığı halinde, yönetim kurulu üyelerinin görevden alınması ve yerine yenilerinin seçilmesi hususları genel kurulda hazır bulunanların oy çokluğuyla gündeme alınır. Genel kurulda müzakere edilerek karara bağlanmış gündem maddesi, hazır bulunanların oy birliği ile karar verilmedikçe yeniden görüşülüp karara bağlanamaz. Toplantının ertelenmesi Finansal tabloların müzakeresi ve buna bağlı konular sermayenin en az onda birine, halka açık şirketlerde yirmide birine sahip azlık pay sahiplerinin istemi üzerine genel kurul kararına gerek olmaksızın, toplantı başkanı tarafından bir ay sonraya ertelenmesi zorunludur. Erteleme üzerine yapılacak toplantıda aynı veya farklı gerekçelerle azlık pay sahipleri tarafından finansal tabloların müzakeresinin tekrar ertelenmesi talep edilemez. Ancak, finansal tabloların itiraza uğrayan ve tutanağa geçmiş noktaları hakkında ilgililer tarafından dürüst hesap verme ilkeleri uyarınca cevap verilmemiş olması sebebiyle azlık tarafından yapılacak erteleme talebi üzerine de toplantı yeniden bir ay sonraya ertelenir. Genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri Genel kurul aşağıda belirtilen görev ve yetkilerini bir başka organ veya kişilere devredemez: a) Esas sözleşmenin değiştirilmesi. b) Yönetim kurulu üyelerinin seçimi, görevden alınması ile ücret, huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi haklarının belirlenmesi ve ibraları hakkında karar verilmesi. c) Kanunda öngörülen istisnalar dışında denetçinin seçimi. ç) Finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna, yıllık kâr üzerinde tasarrufa, kâr payları ile kazanç paylarının belirlenmesine, yedek akçenin sermayeye veya dağıtılacak kâra katılması dâhil, kullanılmasına dair kararların alınması. d) Kanunda öngörülen istisnalar dışında şirketin sona ermesine ve tasfiyeden dönülmesine karar verilmesi. e) Önemli miktarda şirket varlığının toptan satışı. f) Esas sözleşme ile görev süreleri belirlenmemiş ise yönetim kurulu üyelerinin üç yılı aşmamak üzere görev sürelerinin belirlenmesi. g) Aksi kanunlarda öngörülmedikçe; her türlü tahvil, finansman bonoları, varlığa dayalı senetler, iskonto esası üzerine düzenlenenler de dâhil, diğer borçlanma senetleri, alma ve değiştirme hakkını haiz senetler ile her çeşit menkul kıymetlerin çıkarılması veya bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi. ğ) Birleşme, bölünme, tür değiştirme kararlarının alınması. h) Hakimiyet sözleşmesinin onaylanması. ı) Genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin iç yönergenin onaylanması veya değiştirilmesi. i) Sermayenin azaltılmasına ilişkin yönetim kurulunca hazırlanan raporun onaylanması. j) Şirketin tescil tarihinden itibaren iki yıl içinde bir işletme veya aynın esas sermayenin onda birini aşan bir bedel karşılığında devralınmasına veya kiralanmasına ilişkin yapılmış sözleşmelerin onaylanması. Bakanlık temsilcisinin katılması zorunlu olan genel kurul toplantıları Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur: a) Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında. b) Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında. c) Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında. ç) Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında. Bakanlık temsilcisinin ücretleri ve giderleri Yurt içinde yapılan toplantılarda toplantı mahalline gidiş ve dönüş şirket tarafından temin edilecek araçla sağlanır. Bunun mümkün olamaması halinde yol giderleri belgelendirilmek kaydıyla şirket tarafından karşılanır. Kendi aracıyla gidilmesi veya gider belgesinin ibraz edilmemesi halinde şirketçe hiçbir ödeme yapılmaz. Şirketler tarafından yatırılan paraların Bakanlık temsilcilerine ödenmesine ilişkin esaslar Genel Müdürlükçe belirlenerek il müdürlüklerine yazılı olarak duyurulur. Bu yıl yapılacak genel kurullarda hazırlanacak iç yönergenin genel kurulun onayına sunulması gerekmektedir Yönetim Kurulu tarafından hazırlanacak iç yönerge, Kanunun izin verdiği durumlar dışında, ortakların genel kurula katılma, oy kullanma, dava açma, bilgi alma, inceleme ve denetleme gibi vazgeçilemez nitelikteki haklarını, toplantı başkanlığının Kanundan kaynaklanan görev ve yetkilerini sınırlandıran veya ortadan kaldıran hükümler içeremez. Özel kanunlara tabi şirketler, iç yönergenin hazırlanmasında, Yönetmelikte belirtilen hususların yanında, tabi oldukları özel mevzuat hükümlerini de dikkate almak zorundadırlar. Yönetim kurulu, iç yönergeyi Kanun ve Yönetmelik hükümleri ile yönetmelik ekindeki örneğe uygun olarak hazırlar ve genel kurulun onayından sonra yürürlüğe koyar. Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yönetim organınca hazırlanacak iç yönergenin en geç 2013 yılında yapılacak olağan genel kurul toplantısında onaya sunulması zorunludur. İç yönerge, genel kurulun onay tarihinden itibaren onbeş gün içinde ticaret siciline tescil ve ilan ettirilir. Ayrıca; internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerce, ilan tarihini izleyen beş gün içerisinde internet sitesinde de yayımlanır. İç yönergede yapılacak değişikliklerde de aynı usul izlenir. İç yönergede yer alacak asgari hususlar Yönetim kurulu tarafından hazırlanacak iç yönergede asgari olarak aşağıda sayılan hususlara yer verilmesi zorunludur: a) Toplantı yerine giriş ve toplantının açılması. b) Toplantı başkanlığının oluşturulması. c) Toplantı başkanlığının görev ve yetkileri. ç) Gündemin görüşülmesine geçilmeden önce yapılacak işlemler ve gündem. d) Toplantıda söz alma ve oy kullanma usulü. e) Toplantı tutanağının düzenlenmesi. f) Toplantı sonunda yapılacak işlemler. Yönetim kurullarınca hazırlanacak iç yönergelerin, Yönetmelik ekindeki iç yönerge örneğine uygun içerikte olması zorunludur. Bunlar dışında genel kurul çalışmalarına ilişkin esas ve usullerin belirlenmesine yönelik ilave kurallara da yer verilebilir. Tek pay sahipli anonim şirketler Tek pay sahipli anonim şirketlerin yönetim organlarınca da bu bölümde belirtilen asgari unsurları içerecek şekilde bir iç yönerge hazırlanması ve bu iç yönergenin şirket genel kurulunca onaylanması şarttır. Tek pay sahibi, toplantı başkanlığı için öngörülen tüm görevleri tek başına yerine getirebilir. Pay sahipleri genel kurul toplantılarında oy kullanmak üzere pay ve pay senetlerini bazı kişi veya kuruluşlara tevdi edebilecektir Pay sahipleri, şirket genel kurul toplantılarında, pay ve pay senetlerinin kendilerine tevdi edilmiş olması koşuluyla; a) Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen paylar için aracı kuruluşları, b) Diğer pay senetleri için aracı kuruluşların yanı sıra portföy yönetim şirketlerini, ilgili mevzuatlarında pay senedi saklama yetkisi olan kişi veya kuruluşları ve rehin alacaklısını, tevdi eden temsilcisi olarak yetkilendirebilir.